Nebenkostenabrechnung Tipps für Mieter

Steigende Betriebs- und Energiekosten haben dazu geführt, dass für die alljährliche Nebenkostenabrechnung auch Begriffe wie ‚zweite Miete‘ gebräuchlich sind. Hohe Nebenkosten und eventuelle Nachzahlungen können das Konto eines Mieters sehr belasten.

• Wann muss die Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnung vorliegen?
• Welche Kosten können auf den Mieter umgelegt werden?
• Wie erkenne ich Fehler in der Abrechnung?
• Welche Fristen muss ich einhalten?

Immo-Suche.net bietet Mietern an dieser Stelle wertvolle Informationen für das Überprüfen der eigenen Nebenkostenabrechnung. Nach Angaben des Deutschen Mieterbunds bewegen sich die Betriebskosten in deutschen Haushalten im Schnitt bei 2,17 Euro pro Quadratmeter/Monat (Quelle: Betriebskostenspiegel 2018).

Wer möglichst günstig wohnen möchte, hat hier bei vielerorts steigenden Mieten unter Umständen einen größeren Hebel zum Sparen. Häufig führen Fehler in der Abrechnung zu höheren Kosten als eigentlich erforderlich.

Wann muss die Nebenkostenabrechnung vorliegen?

Die Erstellung der Betriebs- und Nebenkostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ablauf des entsprechenden Abrechnungszeitraums abgeschlossen sein. In der Regel umfasst ein Abrechnungszeitraum 12 Monate, also häufig ein komplettes Kalenderjahr. Dann läuft die Frist für die Nebenkostenabrechnung im Monat Dezember des Folgejahres ab. Erhält der Mieter die Abrechnung erst nach Ablauf dieser Frist, ist diese in der Regel unwirksam.

• Hier steht’s im Gesetz: § 556 Abs. 3 BGB

Welche Kosten dürfen abgerechnet werden?

Grundsätzlich muss ein Mieter nur vereinbarte Nebenkosten zahlen. Entsprechende Regelungen dazu finden sich im Mietvertrag:

• „Der Mieter trägt die Betriebskosten“ oder „Der Mieter trägt sämtliche Betriebskosten“ heißt, dass alle gängigen umlagefähigen Nebenkosten gem. Betriebskostenverordnung (BetrKV) bezahlt werden müssen.
• „Sonstige Betriebskosten“ müssen im Mietvertrag und in der Abrechnung immer explizit benannt und aufgeführt werden.

Die nachfolgenden Kosten sind typische Posten einer Nebenkostenabrechnung in deutschen Haushalten. Bei vielen Posten wird nach der Wohnfläche abgerechnet. Daher zahlt es sich aus, die Angabe der Quadratmeter im Mietvertrag zu prüfen. Maßgeblich ist dabei die Wohnflächenverordnung (WoFIV).

Heizkosten

Häufig müssen Mieter für die Heizkosten den größten Betrag aufwenden. Sie werden grundsätzlich in Abhängigkeit vom Verbrauch abgerechnet. Hinzu kommen hier auch Heiznebenkosten wie z.B. Wartung und Röhren-Ableser (zur Wärmemessung). Allerdings dürfen dem Mieter Reparaturkosten der Heizung nicht in Rechnung gestellt werden. Daher sollte man immer hinterfragen, ob die veranschlagten Heizkosten in der Abrechnung nachvollziehbar sind und im Bereich Wartung zum Beispiel keine Reparaturkosten angeführt wurden.

Warm- und Kaltwasser sowie Abwasser

Ebenfalls verbrauchsabhängig werden in der Regel die Kosten für Warmwasser abgerechnet.
Im Bereich der Wasserversorgung sind auch Kosten für eine Wasseruhr und deren Eichung umlagefähig. Bei Neubauten muss sogar zwingend mit den Mietern über eigene Wasseruhren abgerechnet werden. Zusätzlich können im Bereich Abwasser Abgaben für Niederschlags- und Regenwasser sowie Sielgebühren veranschlagt werden.
Wenn die Wasserkosten nach Wohnfläche und Personen abgerechnet werden, führt dies oft zu Befindlichkeiten bei einzelnen Mietparteien und Rechtsstreitigkeiten. Der Einbau zusätzlicher Wasserzähler kann Abhilfe schaffen.

Grundsteuer

Gemäß der Betriebskostenverordnung darf auch die Grundsteuer anteilig (nach Quadratmetern) auf den Mieter umgelegt werden. Wird im Nachhinein eine Grundsteuer erhoben, kann ein Vermieter diese nur für das vorherige und das gerade laufende Kalenderjahr auf die Mieter umlegen.

Müllentsorgung

Unter diesem Posten werden neben der Müllabfuhr ggf. auch technische Vorrichtungen wie Müllschlucker abgerechnet. Die Kosten für die Müllentsorgung werden in der Regel nach Quadratmetern umgelegt.

Aufzug

Reparaturen am Aufzug fallen nicht unter die Betriebskosten. Abgerechnet werden können allerdings Aufwendungen wie Strom sowie Kosten für Notrufbereitschaft, Überwachung und Reinigung. Wichtig zu wissen: Alle Mietparteien tragen zu gleichen Teilen die Aufzugskosten, unabhängig von der Nutzung.

Hausmeister

Zu den umlagefähigen Hausmeister-Dienstleistungen gehören die Bedienung der Heizungsanlage, die Reinigung von Haus, Treppen und Straße sowie die Gartenpflege. Finden sich in der Betriebskostenabrechnung hier zusätzlich Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben, sollte man eine weitergehende Prüfung einleiten und Widerspruch einlegen. Achten Sie außerdem darauf, ob Posten wie Hausmeister/Hauswart nicht eventuell schon Kosten umfassen, die unter Umständen nochmal separat abgerechnet werden. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Gartenpflege.

Gartenpflege

Die Instandhalten des Gartens sowie die Pflege von Gehölzen und Rasen trägt der Mieter ebenfalls anteilig. Das trifft auch auf zusätzlich verfügbare Gemeinschaftseinrichtungen (z.B. Spielplatz) zu. Legt der Vermieter allerdings einen neuen Garten an, fällt dies nicht unter die umlagefähigen Betriebskosten.

Gebäudereinigung

Hierunter fallen Kosten zur Reinigung von gemeinsam benutzten Gebäudeteilen.

Öffentliche Straßenreinigung

Hier schlagen Kosten zur Reinigung von Fußwegen und Straßen zu Buche, wie beispielsweise auch der Winterdienst.

Versicherungen

Für Kosten wie Sach- und Haftpflichtversicherung kann der Mieter herangezogen werden, allerdings zum Beispiel nicht für Rechtsschutzversicherungsprämien.

Kabelfernsehen und Antennenanlagen

Kosten in diesem Bereich fallen unter den Begriff der Gemeinschaftseinrichtungen und können dem Mieter ungeachtet seiner persönlichen Nutzung in Rechnung gestellt werden.

 Allgemeinstrom

Sind im Gebäude gemeinsam genutzte Stromanlagen in Betrieb (z.B. Außenbeleuchtung, Licht in Fluren, Treppenhäusern, Kellern usw.), werden diese anteilig berechnet.

Schornsteinreinigung

Immissionsmessungen und Kosten für die Durchsicht und Reinigung durch den Schornsteinfeger sind ein verhältnismäßig kleiner Posten in der Betriebskostenabrechnung.

Sonstige Kosten

Umlagefähig sind sonstige Betriebskosten nur, wenn diese ausdrücklich im Mietvertrag vermerkt sind und auch konkret benannt werden. In deutschen Betriebskostenabrechnungen finden sich dabei Beispiele wie

• Dachrinnen-Reinigung
• Wartung von Feuerlöschern
• Sicherheitsdienst (bei bewachten Wohnanlagen)

Nebenkostenabrechnung prüfen: Mieter auf Fehlersuche

Diese 3 Fakten helfen Mietern, Fehler in der Nebenkostenabrechnung schnell zu finden:

1. Es dürfen nur Kosten abgerechnet werden, die im Abrechnungszeitraum auch tatsächlich angefallen sind.
2. Kosten für Gemeinschaftseinrichtungen (z.B. Fahrstuhl) können ungeachtet der individuellen Nutzung auf alle Mieter umgelegt werden.
3. Kosten für Instandhaltungsmaßnahmen und Reparaturen haben in der Betriebskostenabrechnung nichts verloren.

Darüber hinaus muss die Betriebskostenabrechnung möglichst transparent informieren über

• die angefallenen Gesamtkosten
• den Kostenanteil der Mieter
• den Umlage- oder Verteilerschlüssel
• die bereits geleistete Vorauszahlung für die Nebenkosten

Findet sich im Mietvertrag keine gesonderte Regelung zur Umlage der Betriebskosten (Verteilerschlüssel), erfolgt die Nebenkostenabrechnung in der Regel anteilig gemäß der Wohnfläche.

Mieter können zudem individuell prüfen, ob der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit erfüllt ist – vgl. § 556 Abs. 3 BGB. Erscheinen einzelne Posten der Nebenkostenabrechnung unverhältnismäßig, bedarf es jedoch entsprechender Nachweise. Mieter können hier beispielsweise Kostenvoranschläge von Firmen für Dienstleistungen wie Hausmeister oder Gebäudereinigung einholen und diese zum Vergleich und als Beleg heranziehen. Mieter haben zudem einen Rechtsanspruch auf Einsicht in die Originalbelege beim Vermieter.

Welche Fristen muss ich einhalten?

Mieter haben grundsätzlich 12 Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen.

• Hier steht’s im Gesetz: § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB

Wichtig zu wissen: Sie können auch dann noch einen Widerspruch einreichen, wenn die Kosten (z.B. Nachforderung) bereits beglichen wurden. Ein Rückforderungsanspruch besteht. Das ist insbesondere von Bedeutung, da der Mieter Nachforderungen in der Regel innerhalb von 30 Tagen leisten muss, um nicht in Zahlungsverzug zu geraten (§ 286 BGB).

Darauf sollten Sie beim Widerspruch achten:

• schriftliches, fristgemäßes Einreichen mit entsprechender Begründung
• Sicherstellung des Erhalts (z.B. durch Einschreiben oder Bestätigung durch Zeugen)
• ggf. Vorbehalt auf Rückforderung der bereits geleisteten Zahlung formulieren

Im Anschluss an den Widerspruch hat der Vermieter die Möglichkeit zur Nachbesserung (i.d.R. begrenzt auch 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums).

Die Verjährungsfrist bei der Nebenkostenabrechnung beginnt 3 Jahre nach Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums.

Weiterführende Links zum Thema

• Deutscher Mieterbund – Betriebskostenspiegel
• Tipps der Berliner Mieter Gemeinschaft
• Betriebskosten Fachartikel bei Haufe.de

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